ADJOINTE ADMINISTRATIVE - LOCATION L'opportunité Sous la direction du Vice-Président Location, le titulaire assiste celui-ci et les autres membres du Service dans leurs fonctions en réalisant des tâches administratives et de soutien technique. Principales responsabilités Soutien administratif à l'équipe de location responsable d'un portefeuille de plus de 30 propriétés (centre commerciaux, industriel et tour à bureau) Assembler et vérifier les divers documents de location afin de les soumettre dans le système interne d'approbation et en faire le suivi. Préparer les renonications liées aux lettres d'intention et les sommaires d'entente de baux. Faire les suivis auprès des clients pour récupérer les dossiers signés sur une base hebdomadaire. Tenir à jour les plans de location, le matériel marketing et les informations des propriétés sur le site web corporatif. Préparer des supports visuels pour les présentations aux divers parties prenantes (Courtier, détaillants, partenaires). Coordonner avec les équipes internes (juridiques, exploitation, construction, comptabilité) et les parties prenantes à la transaction. Prendre en charge la logistique et gérer les agendas et rendez-vous des participants lors de conférences telles que l’ICSC. Monter les dossiers de façon proactive et faire les suivis appropriés. Distribuer, numériser, organiser et tenir à jour tous les documents relatifs à la location, y compris ceux du système de classement électronique. Maintenir un bon service à la clientèle interne et externe. Effectuer des recherches, faire de la collecte d’informations diverses et effectuer certaines analyses comparatives. Participer à des projets spéciaux sur demande. Effectuer toutes autres tâches de soutien administratif ou technique connexes pour offrir un support à l’équipe et au vice-président Location. Formation et expérience Posséder un diplôme en techniques administratives avec une spécialisation en secrétariat ou en marketing Un minimum de 5 années d’expérience pertinente dans un poste similaire. Expérience dans les domaines immobilière et légal serait un atout. D’excellentes habiletés de communications orales et écrites dans les deux langues officielles. Une bonne maîtrise de Word, Excel, Power Point, Outlook. Expérience avec Yardi Retail manager serait un atout. Profile recherché Sens de l’organisation et des priorités Créativité, débrouillardise et autonomie Grande facilité avec les relations interpersonnelles et attitude positive Être capable de gérer et exécuter plusieurs projets en même temps, de manière efficace et transparente. #J-18808-Ljbffr