La Banque de l’infrastructure du Canada (BIC), dont le siège social est à Toronto, a la responsabilité d’investir dans de nouveaux projets d’infrastructure. La mission de la BIC est de travailler avec ses partenaires provinciaux, territoriaux, municipaux, fédéraux, autochtones et du secteur privé en matière d’investissement pour transformer la façon dont l’infrastructure est planifiée, financée et réalisée au Canada. L’adjoint·e de direction sera responsable de fournir un soutien administratif à la direction de l’équipe des infrastructures autochtones et du Nord, ainsi que de la coordination du bureau de Montréal. Les principales responsabilités comprennent la gestion du calendrier pour les membres de l’équipe soutenus, y compris la planification des réunions internes et externes avec des parties prenantes et des fonctionnaires du gouvernement, le soutien en matière de gestion des courriels et de planification budgétaire, ainsi que l’organisation et le suivi des principaux livrables pour les membres de l’équipe soutenus. L’adjoint·e de direction agira également comme soutien administratif de secours pour les autres membres de l’équipe, au besoin. Vos responsabilités : Gérer le calendrier des rendez-vous; planifier et coordonner les horaires du ou des membres de la direction soutenus; et classer par ordre de priorité et gérer de manière proactive les demandes d’accès à leur emploi du temps Établir des relations positives et productives avec les autres homologues adjoint·es de direction de la BIC et à l’externe, au besoin Tenir le ou les membres de la direction soutenus bien informés des engagements à venir et déterminer de façon proactive les engagements futurs qui nécessitent une attention Organiser, confirmer et préparer les séances d’information pour les réunions prévues en obtenant les renseignements généraux, le matériel et les documents pertinents avant chaque réunion afin de bien préparer le ou les membres de la direction Faire les arrangements de voyage et organiser les autres aspects logistiques, préparer les itinéraires et les ordres du jour et remplir les rapports de dépenses pour les membres de la direction et leur équipe de direction conformément aux lignes directrices en matière de voyages et d’accueil Surveiller les boîtes aux lettres des membres de la direction (le cas échéant), signaler les messages hautement prioritaires, organiser leurs tâches et répondre et/ou envoyer des courriels en leur nom, au besoin Planifier, organiser et gérer diverses réunions et activités spéciales, virtuelles ou non, y compris des réunions avec les membres du personnel, les parties prenantes, les groupes sectoriels, les chercheurs et d’autres parties externes Fournir des lignes directrices sur le processus de rapport des dépenses, examiner et vérifier les rapports de dépenses soumis à l’approbation du ou des membres de la direction conformément aux lignes directrices de la BIC Collaborer avec le service des finances de l’entreprise à l’élaboration du budget annuel et au suivi et au traitement continus des factures Le profil idéal : Baccalauréat de préférence, ou études et expérience équivalentes Minimum de 10 ans d’expérience, y compris de l’appui aux membres de la direction et de l’interaction avec des membres de la direction d’autres organisations De l’expérience dans les secteurs privé et public serait un atout Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Calendar, Excel et PowerPoint), avec une capacité éprouvée à apprendre et à utiliser de nouveaux logiciels au besoin Expérience qui démontre un jugement et un sens de l’organisation exceptionnel et un souci du détail, une capacité éprouvée à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion, une capacité à gérer et à établir l’ordre de priorité des diverses demandes concurrentes et un niveau élevé de service à la clientèle et d’intervention Grand sens du tact et de la diplomatie, ainsi qu’une discrétion absolue dans le traitement des renseignements confidentiels et délicats Très bonnes aptitudes en relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les parties prenantes, y compris le personnel, les membres du conseil d’administration, les fonctionnaires du gouvernement et les clients externes Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation, avec une capacité démontrée à établir les priorités et à gérer plusieurs tâches et projets de front dans un environnement au rythme rapide Avoir une certaine souplesse par rapport aux heures du travail. À l’occasion, ce poste requiert de travailler en dehors des heures normales pour appuyer des réunions et des événements ou pour satisfaire des exigences particulières Expérience de la gestion d’autres membres du personnel administratif est un atout Bilinguisme (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit Nous vous remercions de votre intérêt. Nous ne communiquerons qu’avec les candidat·es retenu·es pour la poursuite du processus de sélection ou pour une entrevue. La Banque de l’infrastructure du Canada tient à promouvoir la diversité ainsi que l’accès équitable aux occasions d’emploi. Dans le cas où vous auriez besoin d’un accommodement au cours du processus d’embauche ou d’entrevue (y compris d’autres formats de matériel, d’une salle de rencontre accessible ou de tout autre type d’accommodement), prière de le faire savoir en écrivant à Pour de plus amples renseignements sur notre société, visitez le site #J-18808-Ljbffr