Le poste d'adjointe administrative à la direction exécutive joue un rôle clé de soutien stratégique et opérationnel auprès de la PDG et des membres de l’équipe exécutive. Elle assure la gestion efficace des activités administratives, facilite la coordination interne et externe, et contribue à la fluidité des communications et à la prise de décision. Une Journée type dans ce poste Soutien à la PDG et à l’équipe exécutive Gérer l’agenda complexe de la PDG et des membres de la direction Planifier, organiser et coordonner les réunions (internes et externes) Préparer les ordres du jour, documents et présentations Assurer le suivi des décisions et des actions Filtrer et prioriser les communications (courriels, appels, demandes) Coordination et logistique Organiser les déplacements professionnels (transport, hébergement, itinéraires) Coordonner les événements corporatifs, comités et rencontres stratégiques Assurer la gestion logistique des réunions (salles, matériel, repas) Gestion administrative Rédiger, réviser et mettre en forme des documents (rapports, lettres, notes de service) Maintenir et organiser les dossiers (physiques et numériques) Assurer la confidentialité des informations sensibles Gérer certaines dépenses et suivis budgétaires administratifs Communication et relations Servir de point de contact entre la direction et les parties prenantes internes et externes Faciliter la circulation de l’information au sein de l’organisation Représenter la direction avec professionnalisme et discrétion Amélioration continue Identifier et proposer des améliorations aux processus administratifs Mettre en place des outils ou pratiques pour optimiser l’efficacité Contribuer à des projets transversaux au besoin Ce qu’on attend de toi Tu possèdes un minimum de trois (3) ans d’expérience dans un poste similaire auprès de la haute direction, combiné à un diplôme en administration, en secrétariat ou un autre domaine jugé pertinent. Tu te démarques par ton excellente organisation et ta capacité à gérer efficacement les priorités dans un environnement où les demandes sont multiples et en constante évolution. Tu fais preuve d’une grande discrétion et accordes une importance primordiale à la confidentialité des informations. Autonome et proactif, tu possèdes un bon jugement et es en mesure de mener plusieurs dossiers de front avec rigueur. Tu es reconnu pour tes excellentes habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, et tu maîtrises les outils bureautiques, notamment la Suite Office et les outils collaboratifs. Professionnel et diplomate, tu sais naviguer avec aisance dans des contextes exigeants, tout en maintenant un haut niveau de service et un esprit d’équipe. Doté d’un grand souci du détail, tu fais preuve de rigueur dans l’exécution de tes tâches et tu t’adaptes facilement aux changements, même en situation de stress. Ton efficacité se reflète dans ta capacité à assurer une gestion fluide des agendas, à effectuer des suivis rapides et de qualité, et à favoriser des communications internes claires et harmonieuses, contribuant ainsi à la satisfaction de l’équipe exécutive. Les avantages à rejoindre notre équipe Salaire compétitif Capacité de travailler selon un horaire flexible afin de répondre aux besoins de l’entreprise Un régime complet d'assurances collectives combiné à un service de télémédecine et PAE Programme de REER combiné à un programme de RPDB Des rabais sur nos services en soins animaliers et sur la nourriture pour ton poilu #J-18808-Ljbffr