Objectif du poste Véritable pilier administratif du bureau de Brossard, l’adjoint(e) administratif(ve) assure la coordination et le suivi des activités contractuelles, financières et opérationnelles liées aux projets, tout en veillant à la conformité des dossiers et à l’optimisation des processus internes. Grâce à sa rigueur, son autonomie et son sens de l’organisation, il/elle soutient la performance des équipes projets, facilite les opérations quotidiennes et contribue à maintenir un environnement de travail structuré, efficace et collaboratif. Fonctions majeures Gestion des contrats et projets Ouverture des contrats / projets (Salesforce, Teams, TIPs) Mise à jour de la liste des contrats Lecture des contrats et identification des éléments clés (paiement, assurances, etc.) Préparation des lettres de dénonciation en début de projet Suivi des contrats, PO clients et mises à jour hebdomadaires Suivi des conformités et signalement des non-conformités (paiements, documents, etc.) S’assurer que tous les contrats sont signés et bien classés Préparation des documents de cautionnement selon les contrats Gestion des hypothèques légales (si applicable) Soutien administratif aux chargés de projets Facturation, finances et paiements Suivi des informations nécessaires à la facturation auprès des clients Préparation et support à la facturation suivi avec la comptabilité Suivi des encaissements, quittances et déclarations Relance clients pour paiements (recouvrement) Dépôts bancaires Classement et archivage des factures (EFT, chèques) Suivi et codification des dépenses (cartes de crédit) Suivi des fichiers Visa mensuels Documents administratifs et conformité Transmission des documents administratifs aux clients (licences, CNESST, CCQ, taxes, résolutions, etc.) Suivi des documents administratifs requis en cas de libération de paiement des clients (quittance, Lettre CCQ et CSST) Demandes de certificats d’assurance Opérations administratives & bureau Gestion des fournitures de bureau (papeterie, café, eau, etc.) Gestion du courrier (réception, envoi – Puro, UPS, etc.) Gestion des équipements (imprimantes, timbreuse, photocopieur) Gestion du système d’alarme et accès (puces, plaques, transpondeurs) Gestion des cellulaires (TELUS) et équipements informatiques (SFIT – laptops) Gestion du flot automobile (EMKAY) et immatriculations Déplacements et logistique Réservation de voyages (vols, hôtels, véhicules – Expedia, Booking, etc.) Organisation des déplacements pour employés (chantier et bureau) Événements et vie interne Organisation et coordination des événements (internes et sociaux) Gestion du comité social (événements, planification annuelle) Organisation des réunions (lunchs, anniversaires, etc.) Support aux différents départements selon les besoins Suivi des approbations (chargés de projets / gestionnaires) Coordination avec la gestion de bâtiment Mise à jour des listes de contacts Intégration des nouveaux employés (présentation, accès, outils, etc.) Gestion des accès (premières connexions, équipements, DOA) Communication interne (annonces, nouveaux projets, anniversaires) Indépendance/Supervision L’adjoint(e) administratif(ve) travaille sous la supervision du directeur de la division et collabore étroitement avec l’équipe administrative afin d’assurer le suivi et le bon maintien de l’ensemble de ses tâches. Compétences Bonne maîtrise de Microsoft Word, Excel, Power Point, Outlook Habiletés Doit être minutieuse et pro‑active Sens des responsabilités, de l’initiative, d’autonomie et d’assiduité Être à l’aise et faciliter l’apprentissage des outils informatiques et des applications internes du groupe Bonne capacité d’adaptation, de réactivité et d’anticipation Autre exigences Détenir une formation en secrétariat et/ou en comptabilité (DEP, DEC) Détenir un minimum de 5 ans d’expérience (atout : expérience acquise dans une entreprise d’ingénierie, de construction ou en gestion de projets). Sens développer du travail en équipe Bénéfices Une équipe de direction et des collègues accessibles et reconnaissants de votre contribution Une ambiance de travail conviviale et inclusive Une rémunération globale et une gamme d’avantages sociaux compétitifs incluant, notamment : Un programme d’assurances collectives accessible dès le jour 1 Un régime d’épargne REER avec une contribution de l’employeur de 4 %, pouvant atteindre jusqu’à 7 % avec l’ancienneté Un régime d’achat d’actions incluant un avantage à long terme particulièrement généreux Une allocation annuelle de 500 $ pour le remboursement des frais liés aux activités sportives, afin de favoriser le bien‑être physique 3 semaines de vacances dès l’embauche, qui augmentent avec l’ancienneté 9 journées de congé maladie par année Le remboursement des équipements de protection individuelle Le remboursement de votre cotisation professionnelle Le remboursement du kilométrage lors des déplacements professionnels Un service de télémédecine 24‑7 vous permettant d’avoir accès à des consultations médicales rapidement et sans déplacement, incluant un programme d’aide aux employés, pour soutenir la santé globale et l’équilibre travail‑vie personnelle #J-18808-Ljbffr