Encore gère des programmes de réunions et d’événements complexes et à forts enjeux pour des clients du secteur des services financiers partout en Amérique du Nord. Le ou la Spécialiste senior en approvisionnement, réunions et événements, est un expert dédié à l’approvisionnement, responsable de l’ensemble du cycle de sélection, de la stratégie d’appel d’offres jusqu’au contrat signé, pour tout notre portefeuille Réunions et événements. Il s’agit d’un poste ciblé de niveau senior. Vous apporterez une connaissance approfondie du marché, des relations établies avec les hôtels, ainsi que l’expérience en négociation nécessaire pour obtenir des conditions qui protègent à la fois nos clients et notre entreprise. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les coordonnateurs d’événements responsables de la gestion des programmes, ainsi qu’avec la direction sur les résultats commerciaux. L’approvisionnement doit être votre spécialité, et non une responsabilité parmi d’autres. Si vous avez développé une expertise solide dans ce domaine et souhaitez un poste où cette expertise est au cœur du travail, cette occasion est pour vous. Ce que vous ferez Stratégie d’approvisionnement et gestion des appels d’offres Gérer l’ensemble du cycle d’appel d’offres pour tous les événements Réunions et événements, du brief initial à la présentation des options de lieux au client. Développer des stratégies d’approvisionnement adaptées au type d’événement, au budget, à l’emplacement et aux objectifs du programme. Préparer des appels d’offres détaillés, prêts à être présentés au client, avec des critères d’évaluation et des échéanciers clairs. Gérer plusieurs appels d’offres simultanément sans compromettre la qualité ni les délais. Négociation contractuelle et gestion des risques Diriger les négociations de contrats avec les hôtels et les lieux événementiels afin d’obtenir des tarifs avantageux, des protections en matière d’attrition, des conditions d’annulation favorables et des concessions. Examiner les clauses contractuelles sous l’angle du risque, notamment en matière de force majeure, de commission et de responsabilité, avant leur présentation au client. Gérer les calendriers de dépôts, les dates d’option et les jalons contractuels du portefeuille actif. Informer l’équipe de façon proactive des échéances contractuelles à venir. Négocier, au besoin, les contrats de transport terrestre et d’autres ententes avec des fournisseurs liés au lieu. Relations hôtelières et intelligence de marché Maintenir des relations actives avec les principales propriétés hôtelières dans les marchés prioritaires. Suivre les ouvertures d’hôtels, rénovations, changements de bannière et autres évolutions du marché. Repérer des occasions de partenariats ou de propriétés préférentielles et les présenter à la direction. Apporter une expertise en approvisionnement dès les premières étapes du processus de vente. Soutien à l’hébergement Agir comme expert de référence en gestion des blocs de chambres et soutenir les coordonnateurs d’événements pendant toute la période d’hébergement. Servir de point d’escalade auprès des équipes hôtelières en cas d’enjeux liés aux blocs de chambres, aux réservations ou aux demandes particulières. Veiller au respect des conditions contractuelles par les établissements et signaler rapidement tout écart. Suivi des commissions S’assurer que les commissions attendues sont correctement consignées à la signature du contrat. Collaborer avec la comptabilité pour suivre la perception des commissions à l’échelle du portefeuille. Agir comme point d’escalade lorsque des commissions sont en souffrance, contestées ou à risque de dépasser les délais de recouvrement. Porter à l’attention de la direction les dossiers non résolus, avec le contexte et une recommandation. Collaboration d’équipe et transfert de connaissances Travailler en partenariat avec les coordonnateurs d’événements tout au long du cycle de planification et assurer une transmission claire des livrables d’approvisionnement. Créer et maintenir des gabarits, documents de référence sur les lieux et guides de marché pour renforcer la qualité du travail de l’équipe. Participer aux appels clients lorsque l’expertise sur les lieux est requise. Contribuer à l’amélioration continue des processus. Ce que vous apportez Ce poste exige une expérience concrète en approvisionnement hôtelier et en négociation contractuelle. Une connaissance générale du secteur événementiel ne suffit pas. Minimum de 5 ans d’expérience en approvisionnement hôtelier et négociation de contrats, en agence, TMC ou environnement corporatif lié aux voyages d’affaires. Expérience avérée dans la gestion d’un volume élevé d’appels d’offres. Expérience directe en négociation autonome de contrats hôteliers, notamment pour l’attrition, l’annulation et les commissions. Expérience avec les plateformes de recherche de lieux et aisance avec les outils de gestion des voyages d’affaires et des événements. Capacité à gérer simultanément plusieurs appels d’offres actifs sans compromettre la qualité. Une expérience dans les services financiers ou les événements corporatifs constitue un atout. Bilinguisme français-anglais préféré. Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité de présenter clairement des options de lieux. Souci du détail exceptionnel en matière de contrats et excellente gestion des échéances. #J-18808-Ljbffr