Poste : Vice-président adjoint, Secrétariat d’entreprise Emplacement : Montréal Le Groupe Maples est un leader mondial des services financiers auquel font confiance de nombreux gestionnaires de fonds de couverture, sociétés de capital-investissement et entreprises internationales parmi les plus importants au monde. Nos équipes financières et juridiques, qui travaillent côte à côte, fournissent constamment des services primés à une clientèle mondiale, offrant ainsi des possibilités d’apprentissage et de carrière inégalées à nos 2 500 collègues dans le monde. Milieu de travail Nous sommes déterminés à exceller et la collaboration est la clé de notre réussite constante. Nous pouvons aller plus loin pour nos clients parce que nous allons aussi plus loin les uns pour les autres. Notre culture inclusive crée un environnement où les gens peuvent être eux-mêmes au travail, tout en donnant le meilleur d’eux-mêmes. Quel que soit votre lieu de travail au sein du Groupe Maples, vous ferez partie d’une équipe mondiale. Nous recherchons un(e) vice-président(e) adjoint(e) accompli(e) pour se joindre à notre équipe de secrétariat d’entreprise dans le cadre de notre activité de services financiers à Montréal. Constamment reconnu comme l’un des meilleurs employeurs de Montréal, le Groupe Maples a établi ses activités dans le centre-ville en 2009. Notre bureau de Montréal illustre bien la richesse culturelle et l’esprit d’entreprise de notre organisation, avec plus de 300 collègues de 50 pays qui collaborent pour offrir les meilleures solutions à des clients du monde entier. En tant que membre de notre équipe de Montréal, vous allez devoir : rédiger un grand nombre de procès-verbaux détaillés des réunions du conseil d’administration et des actionnaires à partir de notes manuscrites et d’enregistrements de réunions, et vous assurer que toutes les questions découlant de ces réunions sont consignées de façon appropriée; veiller à ce que les membres débutants de l’équipe rédigent les procès-verbaux de leurs clients selon des normes méticuleuses, surveiller leur rendement, assurer la supervision, offrir le mentorat, la formation et les conseils nécessaires liés à la production de procès-verbaux à partir d’enregistrements audio et de notes manuscrites; effectuer d’autres tâches administratives et de secrétariat d’entreprise, telles que la coordination et la programmation des réunions du conseil d’administration et la participation par téléphone à celles-ci, en veillant à l’efficacité de la collecte, de la préparation et de la distribution des documents du conseil d’administration, des ébauches de procès-verbaux et des résolutions; peut également être invité à coordonner les dépôts statutaires et réglementaires, et à tenir les livres et registres obligatoires sous format électronique; le candidat doit bien travailler au sein d’une équipe locale et mondiale et s’engager à répondre aux attentes de l’équipe et du client, ce qui peut occasionnellement nécessiter de faire des heures supplémentaires et de travailler les fins de semaine; exercer une gestion proactive et attentive des relations; répondre à un large éventail et à un volume élevé de demandes quotidiennes de l’équipe mondiale et des clients, souvent dans des délais serrés; superviser les opérations quotidiennes en vue de maintenir le flux de travail et d’appliquer des normes élevées de gouvernance d’entreprise dans tous les domaines. Votre contribution En plus d’une autonomie et de normes en matière de éthique incontestablement élevées, le candidat idéal possédera les caractéristiques suivantes : un diplôme universitaire ou collégial; une expérience en rédaction de procès-verbaux ou 2 à 3 ans d’expérience au sein d’une grande entreprise ou d’un service juridique est indispensable; doit être en mesure de travailler de manière autonome, de s’épanouir dans l’accomplissement de tâches multiples et d’avoir de solides compétences quantitatives et analytiques en matière de résolution de problèmes; il est indispensable pour le candidat d’avoir des connaissances de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook; Une connaissance des structures d’entreprises internationales, des fonds d’investissement et d’autres véhicules extraterritoriaux, ainsi que du paysage réglementaire de l’Irlande est utile; Si un candidat qui a autrement toutes les qualifications requises ne satisfait pas aux exigences ci-dessus, un engagement à suivre un cours pour obtenir une telle qualification de secrétaire agréé peut être requis. Le processus d’entrevue peut comprendre un test pour évaluer les compétences de rédaction. Pour en savoir plus sur le Groupe Maples, visitez notre site Web d’entreprise . Découvrez notre culture et notre équipe sur notre page Carrières ou sur LinkedIn . Clause de non-responsabilité: Tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilisés uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privée des demandeurs d’emploi à l’adresse maples.com/privacy (en anglais seulement) pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons leurs renseignements personnels. #J-18808-Ljbffr