Manulife is a leading international financial services provider, helping people make decisions easier and lives better. Help shape the future you want to see — and discover that better can take you anywhere you want to go. Our Marketing Team is looking for an Executive Assistant to provide diverse and advanced administrative support VP level staff. If you have administrative experience and a passion for organization, we want to hear from you! This role is open to both US and Canadian applicants. Position Responsibilities Schedule meetings and prepare agendas. Within established guidelines, relieve executive and/or officer of details and advanced administrative duties. Personally, take action whenever possible. Manage complex calendars that change frequently own the draft of invites and be proactive to incorporate additional context for attendees Serve as the defacto office manager for staff on the floor. Perform other duties as assigned, such as taking minutes of meetings, or other administrative functions to support departmental meetings. Arrange and coordinate travel and meeting schedules, including travel agendas and meeting schedules. Handle details involving foreign travel including entry papers, currency, passports, and visas. Complete expense reports and maintain detailed records of expenses. May prioritize meeting requests, personally responding whenever possible using judgment on potentially urgent matters. Communicate information to and from the executive/officer to and from a wide range of internal and external contacts. Manage projects as assigned and ensure the accurate and timely completion of tasks. Generally, plan, organize and schedule own work. Follow up with billing related matters or expense charge discrepancies. Assist with the planning and implementation of departmental events and activities Assist in creating draft presentations Minor admin assistance to the team Acts as back-up to other Executive Assistants on team Ability to be agile as priorities and request change The role being advertised is an existing vacancy. Required Qualifications 2-5years of related administrative assistant experience Proficiency in all MS Office applications, as well as technology savvy Broad understanding of the organization’s policies and practices. Ability to work in a global work environment Strong oral/written communication skills required to interact with senior officers and representatives Excellent meeting planning and organizational skills (planning, coordination, priority setting, task management and follow through) Ability to manage complex and sensitive work situations with sound judgement, discretion, and empathy Highly collaborative and results-oriented Strong interpersonal skills and ability to work effectively across cultures Preferred Qualifications Bachelor’s degree in administration, business or relevant areas Project management experience preferred When you join our team We’ll empower you to learn and grow the career you want. We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words. As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see. Acerca de Manulife y John Hancock Manulife Financial Corporation es un importante proveedor internacional de servicios financieros que ayuda a las personas a tomar decisiones de una manera más fácil y a vivir mejor. Para obtener más información acerca de nosotros, visite Manulife es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades En Manulife/John Hancock, valoramos nuestra diversidad. Nos esforzamos por atraer, formar y retener una fuerza laboral tan diversa como los clientes a los que prestamos servicios, y para fomentar un entorno laboral inclusivo en el que se aprovechen las fortalezas de las culturas y las personas. Estamos comprometidos con la equidad en las contrataciones, la retención de talento, el ascenso y la remuneración, y administramos todas nuestras prácticas y programas sin discriminación por motivos de raza, ascendencia, lugar de origen, color, origen étnico, ciudadanía, religión o creencias religiosas, credo, sexo (incluyendo el embarazo y las afecciones relacionadas con este), orientación sexual, características genéticas, condición de veterano, identidad de género, expresión de género, edad, estado civil, estatus familiar, discapacidad, o cualquier otro aspecto protegido por la ley vigente. Nuestra prioridad es eliminar las barreras para garantizar la igualdad de acceso al empleo. Un representante de Recursos Humanos trabajará con los solicitantes que requieran una adaptación razonable durante el proceso de solicitud. Toda la información que se haya compartido durante el proceso de solicitud de adaptación se almacenará y utilizará de manera congruente con las leyes y las políticas de Manulife/John Hancock correspondientes. Para solicitar una adaptación razonable en el proceso de solicitud, envíenos un mensaje a Referenced Salary Location CAN, Ontario, Toronto, 200 Bloor Street East Modalidades de Trabajo Híbrido Salary range is expected to be between $55,125.00 CAD - $91,875.00 CAD Los empleados también tienen la oportunidad de participar en programas de incentivos y recibir una compensación vinculada al rendimiento empresarial e individual. El salario real variará según las condiciones del mercado local, la geografía y factores relacionados con el puesto como conocimientos, habilidades, requerimientos, experiencia y educación/formación. Si solicitas este puesto fuera de tu ubicación principal, por favor escríbenos a para conocer el rango salarial correspondiente a tu ubicación. Manulife ofrece a los empleados aptos una amplia variedad de beneficios personalizables, entre ellos, beneficios de salud, odontológicos, de salud mental, oftalmológicos, por discapacidad a corto y a largo plazo, cobertura de seguro de vida y por muerte accidental y desmembramiento, adopción/subrogación y bienestar, y planes de asistencia al empleado/familiar. También ofrecemos a los empleados admisibles varios planes de ahorro para la jubilación (incluidos planes de pensiones y un plan mundial de propiedad de acciones con contribuciones equivalentes del empleador) y recursos de asesoramiento y educación financiera. Nuestro generoso programa de tiempo libre remunerado en Canadá incluye feriados, vacaciones, días personales y días por enfermedad, y ofrecemos la gama completa de ausencia laboral reglamentaria. Si se está postulando para este puesto en los EE. UU., póngase en contacto con para obtener más información sobre las disposiciones relativas al tiempo libre remunerado específicas de EE. UU. We use data and analytics technologies, such as artificial intelligence (AI), and automated processing tools, to analyze and process the information you provide to us or third parties in the application process. For more information, please refer to our personal information collection statement ( #J-18808-Ljbffr