Description de l'entreprise Entreprise de réparation d'asphaltes et de pavage SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF(VE) CHEZ PRO-ASPHALTE Description du Poste Pro-Asphalte est à la recherche d’un(e) secrétaire administratif(ve) organisé(e) et rigoureux(se) pour soutenir ses opérations quotidiennes. La personne retenue jouera un rôle clé dans la gestion administrative et le service à la clientèle. Responsabilités principales Répondre aux appels des clients, fournisseurs et employés Remplir les formulaires de demandes de soumission via notre application interne Planifier les rendez-vous et gérer les horaires des représentants des ventes (Google Calendar) Ajouter et mettre à jour les notes dans les dossiers clients (application interne et QuickBooks) Transmettre les messages aux personnes concernées Offrir un service à la clientèle courtois et professionnel (téléphone, courriel, en personne) Effectuer le suivi auprès des clients (soumissions en attente, factures à payer etc.) Préparer, compléter et envoyer les factures via QuickBooks Assurer la gestion des dossiers clients, fournisseurs et sous-traitants Organiser et classer les documents administratifs (contrats, factures, devis, rapports de chantier), en format numérique et papier Comptabiliser les dépenses par fournisseur dans QuickBooks Enregistrer les paiements des clients (chèques, virements, etc.) et les appliquer aux factures Faire parvenir les confirmations et reçus aux clients par courriel Exigences et compétences Expérience en administration ou dans un poste similaire (2 ans minimum) Bonne maîtrise et Rapidité d'apprentissage d'outils informatiques (QuickBooks, Google Calendar, Outlook, cellulaire Samsung etc.) Bon service à la clientèle et communication professionnelle Excellente organisation et gestion des priorités Autonomie, rigueur et souci du détail Capacité d'adaptation et tolérance au stress Conditions de travail Poste à temps partiel / temps plein (30 à 35h par semaine) Horaire de jour (à préciser) Salaire selon expérience Équipe dynamique Langues Français parlé - Élevé Français écrit - Moyen #J-18808-Ljbffr