Apprenez-en plus sur l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Il est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers et par le Code des professions. L’OIIQ est également guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité. Sa mission est d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. L’OIIQ a également pour mandat d’assurer la compétence et l’intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d’une pratique infirmière de qualité. Faire carrière à l’OIIQ, c’est bénéficier d’un environnement de travail dynamique où la diversité et l’inclusion sont des valeurs partagées. Les défis y sont motivants et l’ambiance est collaborative. Mais c’est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme. Les avantages de travailler à l’Ordre De la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle; De la collaboration et du partage; Des avantages sociaux qui se démarquent; Des défis de taille; Du développement professionnel; De la responsabilisation. Relevant du chef du Bureau de la présidence, vous soutenez le chef et le président et veillez à assurer le bon fonctionnement du Bureau de la présidence. En outre, vous avez la responsabilité d’apporter tout le soutien administratif nécessaire à la gestion de l’emploi du temps du chef, Bureau de la présidence et du président. Vous effectuez, de façon autonome, diverses tâches d’administration, de communication, de liaison et d’accueil. Des défis motivants : Vous offrez un soutien administratif au président et au chef du Bureau de la présidence. Vous assurez une vigie et le suivi des courriels du chef du Bureau de la présidence et du président. Vous coordonnez et planifiez les rencontres. Vous tenez à jour le registre des lobbyistes. Vous préparez la documentation du Bureau de la présidence au CA et des comités du CA. Vous rédigez des lettres, les mettez en page et en assurez un classement adéquat. Vous préparez des ordres du jour et à l’occasion, vous prenez les notes de réunion et rédigez les comptes rendus. Vous contribuez à divers dossiers en vue du déroulement de l'Assemblée générale annuelle. Vous créez des tableaux de bord et en faites le suivi. Vous planifiez et coordonnez la tournée annuelle et les projets spéciaux avec la collaboration de l’adjointe administrative. Vous recevez et dirigez les demandes de renseignements vers les directions concernées. Vous tenez un classement efficace de dossiers physiques et électroniques. Vous accomplissez toute autre tâche connexe. Une grande partie du travail consiste à épauler le chef du Bureau de la présidence et le président dans leurs activités de communication de l'OIIQ auprès de la population et du gouvernement, ainsi qu'avec les intervenants du système professionnel, du système de santé et de l'éducation. Vous vous assurez de créer et de maintenir d'excellentes relations avec tous les intervenants en vue de faciliter les rapports professionnels. La participation du président est sollicitée à divers niveaux, notamment à titre de conférencier, panéliste et président d'honneur lors de colloques. De concert avec le chef du Bureau de la présidence et, sur demande, vous aurez à solliciter et à organiser des rencontres de groupe dans diverses régions du Québec. En outre, vous vous assurez d’accomplir les tâches suivantes : Vous répondez à toutes les demandes de présence après consultation du chef du Bureau de la présidence. Vous soutenez le chef du Bureau de la présidence pour la coordination des demandes d’allocutions et pour la préparation des contenus de présentations, et en faites le suivi. Vous interagissez avec les organisateurs des événements. Vous communiquez avec des personnes clés pour organiser des visites dans les établissements de santé. Vous tenez un registre de visibilité du président. Vous tenez un registre de toutes les demandes d’allocutions et de conférences. Vous coordonnez l'aspect logistique de la tournée annuelle du président ou de tout autre engagement externe en prévoyant les temps de déplacement, les moyens de transport et l'hébergement. Vous gardez un suivi fidèle des engagements du président pour publication sur le site Web de l'OIIQ et diffusion à l’ensemble des infirmières et infirmiers du Québec par le biais de l’infOIIQ. Avez-vous ce qu’il faut pour être notre prochain adjoint exécutif ou prochaine adjointe exécutive? DEC en secrétariat ou technique de bureau et un certificat universitaire pertinent à l’emploi. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinentes à l’emploi. Minimum de sept ans d’expérience acquise idéalement auprès d’un membre de la haute direction. Excellente maîtrise du français écrit et parlé. Bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit. Maîtrise de Office 365 (Word, PowerPoint, Excel, Outlook et SharePoint). Niveau d’autonomie supérieur et sens de l’organisation développé. Capacité élevée d’établir des priorités et de planifier. Souci élevé de la qualité, tact et diplomatie ainsi qu’orientation vers le service à la clientèle. Grand sens de l’éthique et du respect des règles de confidentialité. Capacité à travailler sous pression et dans un environnement en changement continu, tout en produisant un travail de qualité. Facilité à communiquer avec les différents paliers de direction. Excellentes habiletés interpersonnelles. Aptitude marquée pour le travail d’équipe L’OIIQ souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi. Dans le cadre du processus de recrutement, l’OIIQ pourrait faire affaire avec de tierces parties, telles des firmes de recrutement. En transmettant votre candidature, vous consentez à ce que l’OIIQ communique votre candidature et vos renseignements personnels à une tierce partie pour les fins de recrutement de ce poste ou pour effectuer une vérification d’emploi, d’antécédents ou de références, le cas échéant. Nous vous invitons à consulter les Règles de confidentialité de l’OIIQ pour plus d’information concernant la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels. L’OIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées. #J-18808-Ljbffr